Virtuelle Gremiensitzungen: Sinnvolle Ergänzung nicht nur in Krisenzeiten

Bewertung virtueller Gremiensitzungen

Nach Einschätzung der Mitglieder des Roundtable des BCCG hat ein Groß­teil aller Vorstands- und Aufsichtsratssitzungen während der bisherigen Phasen des Lockdowns als Videokonferenz stattgefunden. Die weitgehende Abkehr von Präsenzsitzungen war aus der Not geboren. Die vir­tuellen Formate erlaubten Vorstand und Aufsichtsrat trotz weitreichender Reise- und Kontaktbeschränkungen ihre Unternehmen zu leiten und zu über­wachen. Auf mittlere und längere Sicht stellt sich die Frage, ob und inwieweit eine Digitalisierung der Gremien­sitzungen als Element guter Corporate Governancen systema­tisch etabliert werden soll.

Aufschlussreich ist etwa mit Blick auf die Überwachungseffizienz des Aufsichtsrats eine Gegen­über­stellung von reinen Videokonferenzen, hybriden Formaten und Präsenz­sitzungen hinsichtlich der Kriterien Qualität, Aufwand und Sicher­heit der Überwachung. Hierbei gilt es nicht nur den regulatorischen Rahmen, sondern neben sach- insbesondere auch verhaltensbezogene Faktoren zu be­rück­sichtigen. Stichworte sind in diesem Zusammenhang beispielsweise Diskussionskultur, Gruppen­dynamik, „Onboarding“ oder „Socializing“.

Die Mitglieder des BCCG-Roundtable fassen ihre Erfahrungen mit vir­tuellen Sitzungen des Aufsichtsrats in zehn Thesen zusammen:

These 1: Rechtliche Vorschriften stehen virtuellen Sitzungen des Aufsichtsrats prinzipiell nicht entgegen.

These 2: Virtuelle Sitzungen können ohne aktive Sit­zungsleitung den Detailierungsgrad der Diskussionen mindern, erhöhen aber auch die Reaktionsgeschwin­digkeit des Aufsichtsrats

These 3: Die Gruppendynamik von physischen Zusam­menkünften lässt sich bei virtuellen Sitzungen kaum vollständig nach­bilden.

These 4: Der Aufwand virtueller Sitzungen ist – von den Kosten für die technische Infrastruktur abgesehen – merklich geringer als der von Präsenzsitzungen.

These 5: Die Gewährleistung von Sicherheit und Ver­traulichkeit ist eine besondere Herausforderung virtu­eller Sitzungen.

These 6: Unter Abwägungen von Qualität und Aufwand der Über­wachung empfehlen sich im Normalfall Video­konferenzen für Routinetätigkeiten des Aufsichtsrats und Präsenz­sitzungen für Aufgaben großer Komplexi­tät, Tragweite sowie Sensibilität.

These 7: Es kann als Element guter Corporate Gover­nance gelten, virtuelle Aufsichtsratssitzungen im jähr­lichen Über­wachungs­zyklus nicht nur ausnahmsweise vorzusehen.

These 8: Videokonferenzen stellen formatspezifische Anforderungen an die Vorbereitung und Durchführung der Sitzungen.

These 9: Der Aufsichtsratsvorsitzende ist bei virtuellen Sitzungen in besonderem Maße gefordert.

These 10: Für den Vorstand bilden (teil-)virtuelle Sitzungen als regel­mäßige Ergänzungen physischer Zusammenkünfte bereits seit Längerem bewährte Praxis.

Empfehlungen zur Einführung und Gestaltung virtueller Sitzungsformate

In Form einer Checkliste stellen die Mitglieder des BCCG Punkte zusammen, die bei der Planung und Leitung virtueller Aufsichtsratssitzungen bedacht werden sollten.